为了规范公司内部员工档案管理工作，确保员工信息的安全性、完整性和保密性，特制定本制度。本制度适用于公司所有员工的档案管理活动。

一、档案管理范围

员工档案包括但不限于入职登记表、劳动合同、学历证明、培训记录、奖惩记录、考勤记录以及离职手续等相关文件。这些档案是公司人力资源管理的重要组成部分，也是员工职业发展的重要依据。

二、档案管理职责

1. 人力资源部：负责员工档案的收集、整理、归档和保管工作。定期检查档案是否齐全，确保档案信息准确无误。

2. 各部门负责人：协助人力资源部完成员工档案的相关补充和更新工作，并对部门内员工档案的真实性负责。

3. 员工本人：需配合提供真实有效的个人信息资料，并在信息变动时及时通知人力资源部。

三、档案管理流程

1. 档案建立：新员工入职时，由人力资源部为其建立个人档案，并将相关材料存档。

2. 档案维护：员工档案应根据实际情况进行动态更新，如教育背景变化、职位调整等。

3. 档案查阅：查阅员工档案需经人力资源部批准，未经许可不得擅自查阅或复制。

4. 档案保存：员工档案应妥善保存，避免遗失或损坏。离职员工档案需保留至少两年，以备后续核查。

四、档案保密规定

1. 员工档案属于敏感信息，任何人员不得随意泄露或传播。

2. 涉及员工隐私的信息，必须严格保密，未经授权不得对外披露。

3. 对于违反档案保密规定的责任人，公司将视情节严重程度给予相应处罚。

五、违规处理

对于未按规定执行档案管理工作的部门和个人，公司将予以通报批评并责令整改；情节严重的，将追究法律责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司人力资源部所有。如有修改，将另行通知。

通过以上制度的实施，我们期望能够有效提升员工档案管理的规范化水平，为公司的长远发展奠定坚实的基础。全体员工应积极配合，共同营造一个高效、透明的工作环境。

以上内容旨在为企业提供一份全面且实用的员工档案管理制度模板，既符合实际操作需求，又具备一定的灵活性与可扩展性。