为规范XX教育集团有限公司（以下简称“集团”）的财务报销行为，提高资金使用效率，确保各项支出符合国家财经法规和公司内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于集团总部及下属各子公司、分公司、项目部等所有涉及财务报销业务的部门与人员。

一、总则

1. 本制度是集团财务管理的重要组成部分，旨在建立科学、合理、高效的报销流程，保障资金安全，提升财务管理水平。

2. 所有员工在办理报销事项时，应严格遵守本制度及相关财务规定，确保报销内容真实、合法、合规。

3. 财务部门负责对报销申请进行审核、审批及付款操作，其他相关部门应积极配合，确保报销工作顺利进行。

二、适用范围

本制度适用于集团所有员工因公务活动产生的费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品采购费、会议费、培训费、宣传推广费等。

三、报销原则

1. 真实性原则：报销内容必须真实发生，不得虚报、冒领或伪造票据。

2. 合法性原则：报销事项必须符合国家法律法规及公司相关规定。

3. 合理性原则：报销金额应控制在合理范围内，不得超标或浪费。

4. 及时性原则：报销申请应在费用发生后及时提交，避免延误影响财务核算。

四、报销流程

1. 费用发生前

员工需根据实际需要填写《费用预算申请表》，经部门负责人审批后提交至财务部备案。重大费用支出应提前报批。

2. 费用发生后

员工应在费用发生后5个工作日内完成报销申请，填写《费用报销单》，并附上相关原始凭证（如发票、收据、合同、会议通知等）。

3. 部门初审

报销人所在部门负责人应对报销内容的真实性、合理性进行初步审核，并签署意见。

4. 财务审核

财务部对报销单及附件进行合规性审查，核实票据是否有效、金额是否准确、用途是否合理。

5. 审批流程

根据报销金额不同，审批权限如下：

- 500元以下：由部门负责人审批；

- 500元至5000元：由分管领导审批；

- 5000元以上：由总经理或授权人审批。

6. 报销支付

审批通过后，财务部将在3个工作日内完成款项支付，原则上采用银行转账方式，特殊情况需经批准后方可现金支付。

五、报销凭证管理

1. 所有报销必须提供合法有效的原始凭证，发票内容须与实际业务相符。

2. 原始凭证应完整、清晰，不得涂改、撕毁或伪造。

3. 报销人应妥善保管相关票据，以备审计或检查。

六、违规处理

1. 对于虚报、冒领、伪造票据等行为，一经查实，将按公司相关规定严肃处理，情节严重的将追究法律责任。

2. 因个人原因导致报销延误或错误的，由责任人自行承担相应后果。

七、附则

1. 本制度由集团财务部负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。

XX教育集团有限公司

财务部

发布日期：2025年4月5日