为了更好地规范和管理协会的各类档案资料，确保信息的完整性和安全性，特制定本管理制度。本制度适用于协会内部所有涉及档案管理的相关人员及部门。

一、档案分类与归档

1. 档案分类

根据档案的内容和性质，将档案分为以下几类：

- 行政类档案：包括会议记录、通知公告、规章制度等。

- 财务类档案：包括财务报表、预算计划、收支明细等。

- 活动类档案：包括活动策划书、总结报告、照片视频等。

- 会员类档案：包括会员登记表、联系方式、参与记录等。

2. 归档流程

所有档案在形成后应及时整理并归档，具体步骤如下：

- 收集：各部门负责人需定期收集相关文件。

- 整理：按照类别进行分类，并填写归档目录。

- 存储：根据档案的重要性选择合适的存储方式（如电子文档或纸质文档）。

二、档案保管与安全

1. 物理保管

纸质档案应存放在干燥通风的地方，避免阳光直射和潮湿环境。同时，要定期检查档案是否出现虫蛀、霉变等问题。

2. 电子保管

对于电子档案，应设置专门的存储设备，并定期备份以防数据丢失。同时，严格控制访问权限，防止未经授权的人员查看或修改档案内容。

3. 保密措施

对于涉及敏感信息的档案，必须采取严格的保密措施，如加密存储、限制访问范围等，确保信息安全。

三、档案借阅与使用

1. 借阅申请

借阅档案需提前提出申请，说明借阅目的和预计归还时间。经批准后方可借阅，并做好登记手续。

2. 使用规范

在使用档案时，应保持档案的完整性，不得随意涂改或损坏。归还时需核对内容是否齐全。

四、档案销毁

对于超过保存期限且无保留价值的档案，应经过审批后统一销毁。销毁前需列出清单，由专人监督执行，确保不留隐患。

五、监督检查

为保证制度的有效实施，协会将定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。同时鼓励全体员工积极参与监督，共同维护档案管理工作的规范化和科学化。

通过以上制度的落实，我们希望能够在协会内部建立起一套高效、有序的档案管理体系，为各项工作的顺利开展提供有力支持。

此管理制度旨在明确职责分工，提升工作效率，同时保护协会的合法权益。请全体成员严格遵守，共同努力推动协会档案管理工作迈上新台阶。