合同档案管理制度20142

为了进一步规范公司合同管理流程，提高工作效率和管理水平，特制定本合同档案管理制度。本制度适用于公司所有部门及分支机构，旨在确保合同文件的安全性、完整性和可追溯性。

一、合同档案的收集与整理

在合同签订后，相关部门应于三个工作日内将合同文本及相关附件提交至档案管理部门。档案管理人员需对合同进行分类编号，并按照时间顺序存档。同时，合同的电子版也需同步上传至公司内部管理系统，以便后续查询和使用。

二、合同档案的保管

合同档案应存放于专用的档案柜中，实行专人专管。档案室需保持适宜的温湿度条件，防止档案受到损坏。对于重要的合同文件，应采取加密措施，确保信息安全。

三、合同档案的借阅与使用

任何人员借阅合同档案时，必须填写借阅申请表并获得批准。借阅期间，借阅人需妥善保管档案，不得擅自复印或外借。归还时，档案管理人员需核对档案完整性。

四、合同档案的销毁

对于超过保存期限且无保留价值的合同档案，需经审批后方可销毁。销毁过程需有两人以上在场监督，并做好记录以备查证。

五、责任与考核

各部门负责人应对本部门的合同管理工作负责，定期检查合同档案的管理和使用情况。公司审计部门将不定期对合同档案管理情况进行抽查，对违反制度的行为予以通报批评。

通过严格执行本制度，我们期望能够全面提升公司的合同管理水平，为企业的长远发展奠定坚实的基础。

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