【正版软件台账管理制度】为规范企业内部软件资源的使用与管理，提升信息化管理水平，保障公司信息安全和合规运营，特制定本《正版软件台账管理制度》。本制度适用于公司所有部门及员工在工作中使用的各类软件产品，包括但不限于操作系统、办公软件、设计工具、数据库系统等。

一、管理目标

本制度旨在建立统一、清晰、可追溯的软件台账管理体系，确保公司所使用的软件均为合法授权版本，杜绝盗版软件的使用，防范因软件版权问题引发的法律风险。同时，通过台账管理，实现对软件资产的有效监控与合理配置，提高资源利用率。

二、适用范围

本制度适用于公司所有涉及软件采购、安装、使用、维护及报废的环节，涵盖内部员工、外包人员及第三方合作单位在使用公司软件时的相关行为。

三、职责分工

1. 信息技术部负责软件台账的建立、更新与维护，定期进行软件使用情况的核查。

2. 各部门负责人应配合信息技术部完成本部门软件信息的收集与上报工作。

3. 财务部负责软件采购费用的审核与支付，确保采购流程符合公司财务制度及法律法规要求。

4. 法务部协助审查软件采购合同中的版权条款，确保采购行为合法合规。

四、台账内容

软件台账应包含以下基本信息：

- 软件名称及版本号

- 授权类型（如永久授权、订阅制、试用版等）

- 授权数量及使用范围

- 授权有效期

- 供应商或代理商信息

- 安装部署位置

- 使用部门及责任人

- 采购日期与发票编号

- 维护服务期限及联系方式

五、台账管理流程

1. 新软件采购后，由信息技术部根据采购记录填写软件台账，并同步至统一管理系统。

2. 软件安装完成后，使用部门需在规定时间内反馈使用情况，确保台账信息准确无误。

3. 对于已过期或不再使用的软件，应及时办理注销或变更手续，避免产生不必要的授权浪费。

4. 每季度由信息技术部组织一次软件台账的全面核查，确保数据真实有效。

六、监督与考核

1. 公司将定期对各部门软件使用情况进行抽查，发现未登记或使用盗版软件的行为，将依据公司相关规定进行处理。

2. 对于积极配合台账管理、表现突出的部门或个人，公司将给予适当奖励。

3. 对于因台账管理不善导致公司受到法律追责或经济损失的，将依法追究相关责任人的责任。

七、附则

本制度自发布之日起实施，由信息技术部负责解释和修订。各部门应严格遵守本制度，共同维护公司软件使用的合法性与规范性。

结语：

随着信息化建设的不断深入，软件作为企业运行的重要支撑资源，其管理质量直接影响到企业的运营效率与安全水平。通过建立完善的正版软件台账管理制度，不仅有助于提升企业形象，更能为企业长远发展提供坚实的保障。